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内部統制

内部統制システム構築に関する基本方針

当社グループは、「総合情報サービスを通じ、高度な人材及び技術を社会に還元する事」を永遠の課題とし、 お客様と社会の発展に貢献することを目指します。そのために、SYSホールディングスグループの全役職員で企 業理念の実現を目指し、経営者自らが適切な業務を確保する体制を整備、運用するとともに、評価及び改善を 継続的に実施し、実効性かつ自主性のある内部統制システムの構築に努めます。

  1. 取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
    • 毎月定期的に取締役会を開催し、取締役間の円滑な意思疎通を図るとともに、相互に業務執行を監視し、法令や定款及び社内規程の違反を未然に防止します。
    • 取締役が、他の取締役の法令や定款などに違反する行為を発見した場合は、直ちに監査役及び取締役会に報告します。
    • 監査役は、取締役の職務執行について、監査役会の定める監査の方針に従い監査を行う他、取締役会に出席し、会社の決議事項のプロセス及び内容が、法令及び定款などに適合しているか確認します。
  2. 取締役の職務執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
    • 取締役の職務執行に係る文書記録その他情報は、取締役会規程及びその他関連規程に基づき、適切に保存管理します。
    • 取締役及び監査役は、これらの情報を常時閲覧できるものとします。
  3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
    • 会社業務に関するリスク情報の収集と分析を行い、リスクの未然防止、解消、事故などの再発防止に努めます。
    • 各部門は、所管業務に付随するリスク管理に必要な体制を構築します。また、内部監査室は、定期的に実施する内部統制監査において、その整備運用状況を監査し、組織横断的なリスク状況の監視に努めます。
  4. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
    • 取締役は、責任と権限に関する基本事項を定めた、職務権限および責任分掌規程に基づき、適切かつ効率的に職務を執行します。
    • 重要事項の意思決定において慎重な審議を行うとともに、業務遂行のための円滑な意思疎通を図るために、 取締役会に加え経営会議を設置しています。経営会議は、原則として毎月定期的に開催し、取締役会決定事 項以外の経営の重要な事項についての決定や審議及び業務執行状況報告などを行います。
  5. 使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
    • 法令、規則及びルールの遵守を定めたコンプライアンス規程を定め、社内WEB への掲載の他、毎月定期的に開催される取締役、執行役員及び使用人全員参加の会議(全体会議)にて、継続的な周知徹底を図ります。
    • 使用人が、法令定款違反、社内規程類違反あるいは社会通念に反する行為等が行われていることを知ったときは、内部通報者制度(エスワイ・ホットライン)に通報相談できる仕組みを整備し、遅滞なく対処します。
    • 内部通報者制度に関しては、公益通報者保護規定に基づき通報者の保護を図るとともに、透明性を維持し的確に対処します。
    • 社会の秩序や企業の健全な活動に脅威を与える反社会的勢力に対しては、取引関係も含めて一切の関係をもたず、また反社会的勢力からの不当要求に対しては、組織全体として毅然とした姿勢で組織的に対応します。
  6. 当該株式会社並びにその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
    • 関係会社管理規程に基づき、当社を中核とした企業集団全体に対する適切な経営管理を行います。
    • 子会社及び関連会社の経営については、事業内容の定期的な報告を受けるとともに、重要案件についての事前協議と適正な助言を行います。
    • 内部監査基準に基づき、当社の内部監査室が当社及びグループ各社に対する内部監査を実施します。
  7. 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
    • 監査役会から、その職務を補助すべき使用人を置くことを求められた場合は、取締役会は監査役と協議の上、必要と認める人員を立て、監査役の職務の補助業務を担当させます。
  8. 前項の使用人の取締役からの独立性に関する事項
    • 前項の監査役の補助業務を執行する使用人の人事異動、人事評価、懲戒に関しては、監査役会の事前の同意を得るものとします。
  9. 取締役、執行役員及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制
    • 取締役、執行役員及び使用人は、職務執行に関して重大な法令定款違反もしくは不正行為の事項、または当社及び当社グループに著しい損害を及ぼすおそれのある事項を発見した時は、速やかに監査役に報告します。
    • 監査役は、取締役会の他、監査上重要と判断した会議に出席するとともに、必要がある場合には、稟議書その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、取締役、執行役員及び使用人に説明を求めることができます。
  10. その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
    • 監査役はその職務の執行にあたり、取締役の職務執行が法令及び定款などに適合しているかどうかについて、独立して自らの意見形成を行う権限を持ちます。
    • 監査役は、内部監査室、会計監査人、その他必要と認める者と連携して、実効的な監査業務を行います。
  11. 財務報告の信頼性を確保するための体制
    • 財務報告の信頼性を確保するため、使用人に対し教育、研修等を通じて内部統制について周知徹底し、全社レベル及び業務プロセスレベルにおいて財務報告の信頼性の確保を目的とした統制を図ります。
    • 取締役会は、財務報告とその内部統制を監視するとともに、法令に基づき財務報告とその内部統制の整備及び運用状況を評価し改善します。

制定:2014年8月1日